Vergaderingen worden vaak gezien als saai en nutteloos. Toch kunnen vergaderingen wel zeker effectief zijn. Een vergadering is het ideale moment om iedereen tegelijk op de hoogte te brengen van bepaalde situaties en ontwikkelingen. Maar hoe zorg je ervoor dat andere mensen aandachtig luisteren naar je vergadering zodat je vergadering effectief is? Tips hierover lees je in deze blog.

Wanneer moet je vergaderen?

Een vergadering moet nuttig en effectief zijn. Om dit te bereiken zijn er een aantal momenten wanneer je moet vergaderen. Zo moet je niet vergaderen om het vergaderen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan meetings die elke week standaard gepland staan. Hebben deze meetings wel nut überhaupt? Een vergadering moet ook een bepaald doel hebben, als je niet aan het begin van je vergadering kan vertellen wat het doel is van je vergadering, kan je beter de vergadering niet starten. Als jij al niet weet wat het doel is, dan wordt dit doel overbrengen naar anderen nog lastiger. Zorg er dus voor dat je vergadering een bepaald doel heeft en dat het wel nuttig is om bij elkaar te komen.

Voorbereiding en planning

Als eerst is het belangrijk om een goed tijdstip uit te kiezen. Uit onderzoek blijkt dat het meest effectieve tijdstip tussen 15 en 17 uur is. Zoals al eerder gezegd, is het qua voorbereiding belangrijk om te bepalen wat het doel is van de meeting. Nodig vervolgens alleen mensen uit die ook echt nodig zijn. Anders krijgen mensen het gevoel dat ze erbij zitten zonder toegevoegde waarde. Vraag voor de vergadering aan de deelnemers of zij bepaalde punten hebben waar ze het over willen hebben. Zo kan je je hierop voorbereiden, ook handig qua planning natuurlijk. Zorg er ook voor dat tijdens je vergadering de punten van licht naar zwaar gaan, zo houdt iedereen de aandacht er beter bij.

Tijdens de vergadering

Zorg er voor dat één iemand alles noteert. Het is wel belangrijk dat deze persoon alleen gefocust hoeft te zijn op het notuleren en dus niet het deelnemen aan gesprekken bijvoorbeeld. Ook is het erg belangrijk om iedereen aan het woord te laten. Sommige mensen zijn wat introverter, maar kunnen super goede ideeën of bijdragen leveren. Zorg ook voor een beetje humor, dit zorgt ervoor dat het minder saai is en zorgt voor een ontspannen sfeer.

Op zoek naar een vergaderlocatie? Vergaderlocaties huur je bij vonk360.